Personeel

 Personeel

Taakstelling bedrijfsvoering

Inleiding

Met de gemeenteraad is afgesproken dat de organisatie een taakstelling op de gehele bedrijfsvoering realiseert van € 400.000 structureel per 2026. Bij motie, aangenomen 12 november 2024 heeft de raad verzocht om te kijken of ombuigingen die in 2025 al gerealiseerd kunnen worden ook daadwerkelijk in dit boekjaar worden verwerkt.

Achtergrond

Het doel is om te komen tot een structurele taakstelling van € 400.000, die voldoet aan de eisen van de toezichthouder en waarmee de organisatie vanuit haar eigen bedrijfsvoering een bijdrage levert aan het financieel gezond houden van de gemeente Wierden en ook om in de toekomst kunnen blijven investeren in de gemeente Wierden. Een behaalde taakstelling draagt bij aan een nog positiever beeld in het meerjarig financieel perspectief. Omdat we echter diverse toekomstige ontwikkelingen zien, zoals het verduurzamen van het maatschappelijk vastgoed, nieuwbouw gemeentewerf, nieuwbouw scholen, stijgende zorgkosten, en bijvoorbeeld de onderhoudsronde van het loongebouw en het vitaliteitsbeleid, zal er extra ruimte in de begroting gecreëerd moeten worden om deze investeringen te kunnen bekostigen. Het geheel vormt samen de opgave “Financieel gezond”. De taakstelling op de bedrijfsvoering is daar een onderdeel van.

Aanpak van de taakstelling

In het algemeen geldt dat een groot deel van de uitgaven van de gemeente vastliggen. Denk hierbij aan salarissen, verplichte uitgaven om regelgeving uit te voeren, investeringen die al zijn gedaan, bijdragen aan verbonden partijen zoals de Veiligheidsregio en uitgaven voor ICT. Op korte termijn kan hier maar beperkt aan gesleuteld worden, op langere termijn iets meer. Wat dat betreft is de gemeente net een containerschip: als je aan het roer draait duurt het even voordat je de juiste koers te pakken hebt. Uitgangspunt is dan ook dat op de korte en middellange termijn (3 à 4 jaar) ongeveer 80% van de uitgaven vastligt. Daarnaast krijgt de gemeente 2/3 van haar inkomsten uit het gemeentefonds en rijksregelingen. We zijn dus sterk afhankelijk van deze inkomstenbron. Als individuele gemeente hebben we geen invloed op de ontwikkeling.

Bij ombuigingsoperaties is het vrij gebruikelijk dat direct de kaasschaafmethode wordt toegepast. Dat zijn vaak maatregelen met een kortetermijnfocus, ze leiden snel tot een financieel resultaat, wat in zekere zin gunstig is. Echter de middellange en lange termijn wordt daarbij dan makkelijk uit het oog verloren. En daar schuilt een groot risico in. Bepaalde ombuigingen, zoals het verlengen van afschrijvingstermijnen, het versoberen van onderhoud of sociale en welzijnsvoorzieningen, kennen namelijk nadelige (financiële) effecten op termijn. We hebben dus een mix gezocht van korte, middellange en lange termijn maatregelen waarbij we de balans hebben gezocht tussen financieel gezond, een excellente dienstverlening en een kwalitatief goede, robuuste en wendbare ambtelijke organisatie.

We hebben de volgende categorieën onder de loep genomen:

1. Formatie
2. Efficiency
3. Administratief technisch

Ad 1. Formatie

Uitgangspunt is dat we de afgelopen jaren hard hebben gewerkt om de ambtelijke organisatie zowel kwantitatief als kwalitatief naar een niveau te tillen die nodig is om alle opgaven en ambities die de gemeente Wierden in het vooruitzicht heeft blijvend te kunnen uitvoeren. Anno nu kan gesteld worden dat deze inzet positieve effecten hebben opgeleverd. De vraag is of het verstandig is om als reactie op de aankomende bezuinigingen afscheid te nemen van medewerkers (bijvoorbeeld met een tijdelijke aanstelling). Want naast de krappe arbeidsmarkt krijgen we ook te maken met een vergrijzingsgolf. De komende jaren zullen steeds meer mensen met pensioen gaan. Dit zorgt voor een dermate groot personeelsverloop dat, zelfs al zouden we op volle kracht vooruitgaan met het werven van nieuwe medewerkers, organisaties de komende jaren een personeelsreductie kunnen verwachten van 10 à 20 procent. Daarom is het essentieel om slim en goed vooruit te kijken op welke posten je gaat bezuinigen.

We hebben een modus gevonden om realistische en doordachte besparingen op de formatie te realiseren. Een aantal medewerkers die een tijdelijke aanstelling hebben willen we structureel in dienst nemen. Zij zitten op cruciale posten in de organisatie. We kunnen het grootste deel van de dekking vinden in de restformatie die in de begroting aanwezig is. We zullen dan ook geen uitvraag voor nieuw personeel doen in de NMB voor zover daar geen dekkingsmiddelen tegenover staan.

(We acteren hiermee wel anders dan gebruikelijk. Normaal gesproken zouden we in de NMB een verzoek doen aan de raad om bestaande formatieruimte anders in te zetten dan initieel door de raad is toegekend. Om de wendbaarheid van de organisatie te kunnen aansluiten bij de dynamiek van de maatschappij is het wenselijk en op zich logisch dat het management de bestaande ruimte beheert en daarin dan andere keuzes maakt.)

Nieuw personeel die de natuurlijke uitstroom (pensioen; tot 2030 verlaten 12 medewerkers de gemeente Wierden) moet opvangen mag voor maximaal 90% opnieuw worden ingevuld en het normale verloop van personeel door het jaar heen (5 personen) mag ook voor 90% opnieuw worden vervangen.   

Ad 2. Efficiency

Het verlies van uren bij ad 1 heeft uiteraard gevolgen voor de uitvoering van taken. Dat is evident. Minder handen maken minder werk. We zien het als uitdaging om door het optimaliseren van onze bedrijfsprocessen en het digitaliseren van werkzaamheden deze impact zo gering mogelijk te laten zijn voor onze inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen.

Ad 3 Administratief technisch

Op verschillende onderdelen verlagen we de budgetten. Zo nemen we afscheid van software die weinig gebruikt wordt, worden abonnementen opgezegd, verlengen we afschrijvingstermijnen, brengen we de overheadkosten voor de uitvoering van de salarisadministratie voor de deelnemende partijen meer in overeenstemming met de werkelijke kosten etc. Op onderdelen zal er dus een versobering optreden. Deze versoberingen hebben echter een kleine impact op de kwaliteit van de uitvoering van de taken.

Resume:

Met de genoemde maatregelen lukt het ons om de taakstelling van € 400.000 structureel per 2026 in te boeken. Dit vertaalt zich in onderstaand overzicht:

Nadere toelichting:

1. De toelichting is opgenomen onder ad 1. Formatie
2. Gemeenten ontvangen in het kader van de “Tijdelijke regeling capaciteit decentrale overheden voor klimaat- en energiebeleid (CDOKE)” extra middelen. Deze middelen kunnen o.a. worden ingezet om loonkosten van aangetrokken extra personeel uit te dekken. Dit betreft jaarlijks € 40.000.
3. Wierden verzorgt de salarisadministratie voor een aantal andere organisaties. De contracten met deze samenwerkingspartners worden opnieuw beoordeeld. De afgesproken kosten voor overhead staan niet in verhouding tot de werkelijke kosten. In totaal schatten we in dat een bedrag van € 100.000 aanvullend aan de samenwerkingspartners kan worden doorberekend.
4. Stapsgewijs migreren we onze automatiseringsomgeving naar Microsoft. Hierdoor komt een aantal producten uit onze oude omgeving te vervallen omdat deze onderdeel zijn van de Microsoft-licenties.  
5. Abonnementen en budgetten zijn tegen het licht gehouden waarna diverse abonnementen kunnen worden opgezegd en budgetten kunnen worden verlaagd.
6. We gebruiken onze devices (laptops, telefoons, ipads) zolang als deze door de leverancier worden ondersteund en veilig te gebruiken zijn. We brengen de afschrijvingstermijnen daarmee in overeenstemming.